RESOLUÇÃO N. 369, DE 17 DE AGOSTO DE 2021

INSTITUI A POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL E DE GESTÃO DA MEMÓRIA NO ÂMBITO DA JUSTIÇA ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a Constituição Federal determina, no art. 215, que o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, assim como a defesa e valorização do Patrimônio Cultural brasileiro;

CONSIDERANDO que os acervos documentais e objetos de valor histórico do Poder Judiciário constituem patrimônio cultural, e, portanto, devem ser preservados pelo Poder Público com a colaboração da comunidade, por força do disposto no art. 216, § 1º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 216, § 2º, estabelece que cabem à administração pública a promoção da gestão da documentação governamental e as providências para dar acesso à informação;

CONSIDERANDO a Lei n. 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e determina serem deveres do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a Lei n. 9.605/98, no seu art. 62, tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;

CONSIDERANDO a Lei n. 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial;

CONSIDERANDO o disposto na Lei n. 12.527/2011, sobre o acesso a informações;

CONSIDERANDO o disposto na Lei n. 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados;

CONSIDERANDO a exigência de implementação de diretrizes básicas de gestão de documentos no Poder Judiciário, conforme disciplina a Resolução n. 26/2008, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

CONSIDERANDO a Resolução TSE n. 23.379/2012, que dispõe sobre o programa de gestão documental e sistema de arquivos, o fundo histórico e arquivístico e o Comitê de Gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO a Portaria TSE n. 1.013/2018, que institui a Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral, e prevê a necessidade de implantação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq, para a realização da preservação digital sistêmica;

CONSIDERANDO a Resolução TRE-RS n. 327/2019, que adota o Sistema Eletrônico de Informações - SEI, para a tramitação de documentos e processo de natureza administrativa, no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ n. 324/2020, que institui as diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname,

RESOLVE:

CAPTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Resolução estabelece a Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 2º A Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória define as diretrizes para a realização de ações e práticas para tratamento da documentação arquivística, desde a produção até a destinação final, com o intuito de garantir o acesso à informação, de preservar a memória e de divulgar a história da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 3º A gestão de documentos será coordenada pela unidade administrativa que gerir o arquivo, responsável pela organização e pela preservação do acervo da instituição, promovendo o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 4º A gestão da memória será coordenada pela unidade administrativa que gerir o Memorial da Justiça Eleitoral Gaúcha, responsável por reunir, guardar, preservar e disponibilizar o acervo histórico da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 5º Serão observados os Manuais de Gestão Documental e de Gestão da Memória do Conselho Nacional de Justiça e do Tribunal Superior Eleitoral, no que couber.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 6º Gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, assegurando:

I - a padronização das espécies, dos tipos, das classes, dos assuntos e dos registros, buscando racionalizar a produção documental em meio analógico ou digital em todas as unidades deste Tribunal;

II - o respeito aos prazos de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente;

III - a classificação, a avaliação e a descrição de documentos, atendendo às normas, ao plano de classificação e à tabela de temporalidade, com o intuito de preservar as informações indispensáveis à administração da instituição, à memória e à garantia dos direitos individuais e coletivos;

IV - a regulamentação dos processos de transferência e de recolhimento da documentação para a unidade de arquivo;

V - a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus), conforme exigência prevista pelo Conselho Nacional de Justiça;

VI - a preservação dos documentos analógicos e digitais, assegurando o cumprimento de requisitos /processos que garantam a autenticidade e a fidedignidade da informação ali contida, assim como a sua integridade física, por meio de processos de conservação preventiva; VII - adoção de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) no âmbito da Justiça Eleitoral.

Art. 7º Considera-se documento de arquivo, todo aquele produzido ou recebido pelas unidades da Justiça Eleitoral, tanto no Tribunal quanto nos Cartórios Eleitorais, no exercício de suas funções administrativas e judiciais, independentemente da forma ou do suporte, tendo como principais características a organicidade, a unicidade, a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade.

Art. 8º Os documentos de arquivo, quanto às fases de arquivamento, são classificados como:

I - correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas frequentes;

II - intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas unidades produtoras, estiverem aguardando eliminação ou transferência para guarda permanente;

III - permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 9º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD é um grupo multidisciplinar, responsável pela análise, avaliação e destinação dos documentos institucionais.

§ 1º A Comissão será composta, no mínimo, por:

I - um representante da coordenadoria responsável pela gestão de documentos;

II - um bacharel em Arquivologia;

III - um bacharel em História;

IV - um bacharel em Direito;

V - um representante dos Cartórios Eleitorais;

VI - um representante da área de tecnologia da informação;

VII - um representante da Secretaria da Corregedoria Regional Eleitoral.

§ 2º A Presidência do Tribunal nomeará, por meio de portaria, os membros titulares e suplentes.

§ 3º A presidência da CPAD caberá ao representante da coordenadoria responsável pela gestão de documentos, que será substituído por membro efetivo nos casos de ausência, impedimento ou suspeição.

§ 4º Os demais membros efetivos serão substituídos por um dos suplentes.

§ 5º A CPAD, a seu critério, poderá convidar servidores das Unidades do Tribunal referidas nos documentos a serem avaliados, bem como servidores com formação acadêmica ligada ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Art. 10. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I - analisar e aprovar os processos e instrumentos de gestão de documentos do Tribunal;

II - identificar, definir e zelar pela aplicação dos instrumentos de gestão de documentos, fazendo cumprir os prazos de guarda nas unidades, bem como os critérios de valor primário e secundário dos documentos e processos;

III - elaborar, revisar e alterar o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e a Lista de Documentos Vitais (LDV);

IV - orientar, acompanhar e fiscalizar os procedimentos de descarte de documentos realizados pelo Tribunal.

V - analisar e aprovar as listagens de eliminação de documentos e processos da instituição;

VI - prestar orientações às unidades administrativas do Tribunal e aos Cartórios Eleitorais sobre a utilização dos instrumentos de gestão de documentos e das ferramentas eletrônicas de eliminação de documentos;

VII - elaborar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do PRONAME sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória.

Art. 11. As atualizações propostas ao Plano de Classificação, à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e aos demais instrumentos de gestão, deverão ser encaminhadas pela CPAD à Diretoria-Geral do Tribunal, que submeterá à Presidência para regulamentação por meio de portaria a ser publicada no Diário da Justiça Eletrônico.

CAPÍTULO IV

DA AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 12. A avaliação de documentos é entendida como o processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, com o objetivo de estabelecer seus prazos de guarda e de sua destinação final, seja a eliminação, seja a guarda permanente.

§ 1º Considera-se como valor primário aquele relacionado à necessidade de produção do documento no decorrer de uma atividade para finalidades administrativas, jurídicas, legais e/ou fiscais.

§ 2º Considera-se como valor secundário aquele relacionado à potencialidade do documento de servir como prova das atividades realizadas pelo Tribunal por razões administrativas, jurídicas, legais e/ou fiscais ou, ainda, como referência para a pesquisa em qualquer área do conhecimento.

Art. 13. A classificação de documentos, função matricial que embasa a avaliação, deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento nas unidades administrativas do Tribunal e nos Cartórios Eleitorais.

Art. 14. O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos constituem instrumentos de gestão documental e têm como base as funções e as atividades realizadas por todas as unidades da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 15. A Tabela de Temporalidade de Documentos é a materialização da avaliação de documentos, na qual estão definidos os prazos de guarda, de eliminação e de arquivamento.

Art. 16. Nenhum documento arquivístico das unidades administrativas do Tribunal ou dos Cartórios Eleitorais poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento permanente sem que haja a previsão na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 17. Compete a todos os servidores:

I - conhecer e aplicar as ferramentas de gestão de documentos, com base nesta Resolução;

II - realizar, no caso dos Cartórios Eleitorais, os procedimentos de seleção, guarda e descarte dos documentos físicos de sua unidade em fase corrente e intermediária;

III - promover a guarda dos documentos de natureza permanente, até que seja criado o Arquivo Central, em conformidade com o disposto nesta Resolução.

Art. 18. Compete à unidade responsável pela gestão de documentos no Tribunal:

I - a guarda e a eliminação dos documentos provenientes das unidades administrativas em fase intermediária e permanente;

II - a transferência;

III - o recolhimento dos documentos de guarda permanente.

Art. 19. Os procedimentos de arquivamento, desarquivamento, empréstimo e eliminação de documentos físicos ou digitais deverão ser realizados por intermédio de sistemas informatizados.

§ 1º Os prazos de guarda determinados na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento.

§ 2º As unidades responsáveis pela guarda e arquivamento serão incumbidas da gestão de documentos, especialmente no que se refere ao recebimento, à avaliação, à destinação, à guarda e ao acesso aos documentos analógicos e digitais.

Art. 20. A eliminação de documentos no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul ocorrerá após concluído o processo de classificação e avaliação e deverá ser realizada:

I - pelo Tribunal, ordinariamente, uma vez ao ano, pela unidade responsável pela gestão de documentos, referente aos documentos produzidos pelas unidades administrativas;

II - pelos Cartórios Eleitorais, ordinariamente, uma vez ao ano, referente à documentação produzida decorrente das atividades realizadas.

Art. 21. Após aprovada a eliminação pela CPAD, será publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário da Justiça Eletrônico.

§ 1º A publicação de que trata este artigo compete à CPAD quando se referir a documentos das unidades administrativas do Tribunal e, aos Cartórios Eleitorais, quando se referir aos documentos por estes produzidos.

§ 2º O Edital de Eliminação fixará o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para eventual solicitação de alienação, pela parte interessada, de documentos a serem eliminados.

Art. 22. A eliminação será realizada mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação às entidades que promovam a sua coleta e o seu trato.

Parágrafo único. Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.

CAPÍTULO V

DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS

Art. 23. A gestão de documentos arquivísticos digitais da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul compreende os princípios, diretrizes, requisitos e instrumentos para a preservação de documentos arquivísticos digitais, em observância às normativas do Conselho Nacional de Justiça.

§ 1º A gestão de documentos digitais é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fases corrente e intermediária, visando ao recolhimento para guarda permanente ou à eliminação.

§ 2º Documento arquivístico digital é aquele produzido ou recebido, por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, em suporte digital e dotado de organicidade.

Art. 24. Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos na instituição deverão, na medida da viabilidade, se adequar às normas do CONARQ e conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, o plano de classificação e a tabela de temporalidade da instituição.

Art. 25. Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão aos requisitos de autenticidade para a produção e manutenção dos documentos arquivísticos digitais definidos no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário - Moreq-Jus.

§ 1º Todos os documentos arquivísticos nato-digitais ou digitalizados, produzidos pelas unidades do Tribunal Regional Eleitoral no desempenho das atividades são abrangidos pela Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Justiça Eleitoral do RS.

§ 2° Na produção de documentos arquivísticos digitais serão adotados os formatos abertos como forma de garantir o acesso e a preservação a longo prazo.

§ 3° A assinatura dos documentos nato-digitais deverá ser feita por mecanismo de assinatura digital que seja auditável e que possua os requisitos de segurança.

§ 4º Os documentos arquivísticos digitais deverão ser autenticados preferencialmente por meio de certificação digital, sendo que os originais analógicos deverão ser obrigatoriamente preservados no suporte onde foram produzidos.

§ 5° Deverão ser adotados mecanismos que possibilitem o acesso aos documentos arquivísticos digitais pela sociedade, resguardados os casos de sigilo e restrição de acesso, inclusive decorrentes da Lei Geral de Proteção de Dados.

§ 6º O acesso a documento digital, em idade permanente, dar-se-á por meio de sistema de difusão diferente daquele onde se encontra preservado.

§ 7° O uso de documento digital, nas idades corrente e intermediária, dar-se-á no ambiente digital no qual foi produzido ou recebido.

Art. 26. São objetivos da Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Justiça Eleitoral:

I - assegurar, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, observados os prazos de guarda e a destinação final previstos em tabela de temporalidade e destinação de documentos, de acordo com a política nacional;

II - garantir que sejam adotados requisitos de segurança, como forma de reduzir os riscos de perda de documentos e informações; assegurar, por meio de estratégias estruturais e operacionais, as condições adequadas ao pleno acesso e ao uso de documentos arquivísticos digitais, pelos prazos estabelecidos nos instrumentos de temporalidade e destinação adotados na instituição;

III - promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital com instituições nacionais, estrangeiras e internacionais, com vistas à sua constante atualização e ao seu aperfeiçoamento.

Art. 27. Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei deverão ter sua geração, tramitação e guarda feitas exclusivamente em sistemas informatizados, dispensando a emissão de cópia em papel.

Art. 28. Os servidores dos Cartórios Eleitorais e das unidades administrativas do Tribunal são responsáveis por gerenciar os documentos eletrônicos, que estiverem armazenados exclusivamente nas estações de trabalho sob sua guarda e responsabilidade, procedendo à padronização de rotinas de organização, na forma estipulada pelo Tribunal.

CAPÍTULO VI

DA GESTÃO DA MEMÓRIA

Art. 29. Gestão da Memória é o conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis da Justiça Eleitoral, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação e à ação cultural e educativa.

Art. 30. Constituem princípios e diretrizes da Política de Gestão da Memória, precipuamente:

I - o favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos;

II - o compartilhamento de técnicas das ciências da informação, arquivologia, biblioteconomia, museologia, história, antropologia e sociologia para agregar valor informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;

III - a colaboração e interação entre as unidades de Memória e de Arquivo;

IV - a promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural da Justiça Eleitoral e respectiva divulgação;

V - a promoção de encontros e seminários para intercâmbio de experiências;

VI - o registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do Conselho Nacional de Justiça.

Art. 31. São considerados patrimônios históricos e culturais da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul, para os fins desta Resolução, o Plenário Desembargador Celso Afonso Soares Pereira e o Plenário Desembargador Sisínio Bastos de Figueiredo (Plenarinho), assim como a fachada do prédio localizado na Rua Duque de Caxias, n. 350, Bairro Centro Histórico, em Porto Alegre.

Parágrafo único. A realização de quaisquer alterações estruturais ou estilísticas nos espaços e áreas elencados no caput somente será autorizada por meio de Resolução do Tribunal, devendo eventual proposta nesse sentido ser submetida, preliminarmente, à análise do setor técnico responsável da Secretaria de Administração, e, posteriormente, à aprovação da Comissão de Gestão da Memória e da Presidência.

CAPÍTULO VII DA COMISSÃO DE GESTÃO DA MEMÓRIA

Art. 32. A Comissão de Gestão de Memória será composta, no mínimo, por:

I - um bacharel em Direito, representante da coordenadoria responsável pela gestão da memória;

II - um bacharel em Arquivologia;

III - um bacharel em Biblioteconomia;

IV - um bacharel em História;

V - um representante dos Cartórios Eleitorais;

VI - um representante da área de comunicação social;

VII - um representante da Secretaria da Corregedoria Regional Eleitoral.

§ 1º A Presidência do Tribunal nomeará, por meio de portaria, os membros titulares e suplentes.

§ 2º A presidência da Comissão da Memória caberá ao representante da coordenadoria responsável pela gestão da memória, que será substituído por membro efetivo nos casos de ausência, impedimento ou suspeição.

§ 3º Os demais membros efetivos serão substituídos por um dos suplentes.

Art. 33. A Comissão de Gestão da Memória terá as seguintes atribuições:

I - coordenar a Política de Gestão da Memória da instituição de acordo com a presente Resolução e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Conselho Nacional de Justiça e do Tribunal Superior Eleitoral, no que couber;

II - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Museu, Memorial, Biblioteca e Gestão Documental do respectivo órgão;

III - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do órgão;

IV - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;

V - coordenar a identificação e o recebimento de materiais que comporão os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à memória institucional.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 34. A emissão de certidões, juntadas e desentranhamentos de peças processuais referentes aos autos findos, definitivamente arquivados, são de responsabilidade das unidades processantes.

Art. 35. O Tribunal promoverá a capacitação dos servidores que farão uso dos instrumentos de gestão de documentos.

Art. 36. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral, após a manifestação da CPAD.

Art. 37. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação. Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, reunido em sessão por meio de videoconferência, aos dezessete dias do mês de agosto de 2021.

DESEMBARGADOR ARMINIO JOSÉ ABREU LIMA DA ROSA,

PRESIDENTE.

DESEMBARGADOR FRANCISCO JOSÉ MOESCH,

VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL.

DESEMBARGADOR ELEITORAL SILVIO RONALDO SANTOS DE MORAES

DESEMBARGADOR ELEITORAL GERSON FISCHMANN

DESEMBARGADOR ELEITORAL AMADEO HENRIQUE RAMELLA BUTTELLI

DESEMBARGADOR ELEITORAL OYAMA ASSIS BRASIL DE MORAES

DESEMBARGADOR FEDERAL LUÍS ALBERTO D'AZEVEDO AURVALLE