PORTARIA TRE-RS P N. 568, DE 3 DE JULHO DE 2020

Aprova o processo de trabalho das atividades de auditoria interna do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul.

O DESEMBARGADOR ANDRÉ LUIZ PLANELLA VILLARINHO, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO as resoluções CNJ n. 308 e 309, de 11 de março de 2020 , que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário, sob a forma de sistema, e cria a Comissão Permanente de Auditoria e que aprova as Diretrizes Técnicas das Atividades de Auditoria Interna Governamental do Poder Judiciário - DIRAUD-Jud e dá outras providências, respectivamente;

CONSIDERANDO a necessidade de adequar a portaria P TRE-RS n. 46, de 13 de março de 2014 , que trata do processo de trabalho para a gestão do Programa de Auditoria Interna;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar as atividades de auditoria interna realizadas pela Secretaria de Auditoria Interna - SAI;

RESOLVE:

Art. 1º. Aprovar o processo de trabalho das atividades de auditoria interna do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, nos termos desta Portaria e dos fluxogramas n. 1 e 2 constantes no Anexo.

Parágrafo único. Os fluxogramas a que se refere o caput representam os fluxos das principais atividades de auditoria interna e os responsáveis pela execução.

Art. 2º. Atribuir à SAI competência para a expedição de padrões técnicos, elaborados em conformidade com as normas nacionais e internacionais de auditoria do setor público.

DAS AUDITORIAS

Art. 3º. As atividades de auditoria interna governamental tem como objetivo aumentar e proteger o valor organizacional das instituições públicas, fornecendo avaliação, assessoria e aconselhamento baseados em risco, e compreende as atividades de planejamento, execução, comunicação dos resultados e monitoramento dos trabalhos.

Parágrafo único. A unidade de auditoria interna deve realizar exames para avaliar a adequação e a eficácia da governança, da gestão, do gerenciamento de riscos e comprovar a integridade e adequação dos controles internos administrativos, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística.

DA CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

Art. 4º. As Auditorias classificam-se em:

I - Auditoria de Conformidade ou Compliance - com o objetivo de avaliar evidências para verificar se os atos e fatos da gestão obedecem às condições, às regras e aos regulamentos aplicáveis;

II - Auditoria Operacional ou de Desempenho - com o objetivo de avaliar a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade de organizações, programas, planos estratégicos e atividades governamentais, com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública, avaliar os resultados organizacionais e certificar o funcionamento dos controles internos, baseando-se em análises de risco;

III - Auditoria Financeira ou Contábil - com o objetivo de averiguar, de acordo com normas específicas, a exatidão dos registros e das demonstrações contábeis no que se refere aos eventos que alteram o patrimônio e a representação do patrimônio do ente governamental, com a finalidade de aumentar o grau de confiança das informações por parte dos usuários;

IV - Auditoria de Gestão - com o objetivo de emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, bem como aspectos de governança, riscos e probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração de valores e outros bens do Tribunal ou a ele confiado; e

V - Auditoria Especial - com o objetivo de examinar fatos ou situações considerados relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizada para atender solicitação expressa do Presidente ou Diretor-Geral.

Art. 5º. As auditorias poderão ser executadas das seguintes formas:

I - direta - executada diretamente por servidores em exercício na unidade de auditoria interna;

II - integrada/compartilhada - executada por servidores em exercício na unidade de auditoria interna do tribunal ou conselho com a participação de servidores em exercício em unidade de auditoria interna de outro tribunal ou conselho, todos do Poder Judiciário;

III - indireta - executada com a participação de servidores das unidades de auditoria interna do Poder Judiciário em ações conjuntas com as unidades de auditoria do Poder Executivo, do Poder Legislativo e do Ministério Público; e

IV - terceirizada - realizada por instituições privadas, contratadas para fim específico, na forma da lei.

DA SUPERVISÃO, REVISÃO E DO COMUNICADO DE AUDITORIA

Art. 6º. As atividades de auditoria interna, de avaliação e consultoria deverão ser supervisionadas pelo titular da unidade de auditoria interna, que indicará o auditor responsável pela execução dos trabalhos.

Parágrafo único. A supervisão deve ser realizada por meio de um processo contínuo de acompanhamento das atividades, que abrange todas as fases da auditoria, com a finalidade de assegurar a qualidade do trabalho, o alcance dos objetivos e o desenvolvimento das equipes.

Art. 7º. Compete ao titular da unidade de auditoria interna, entre outras atribuições:

I - orientar a equipe de auditoria quanto à vinculação ao objetivo e à aderência aos procedimentos;

II - acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos de auditoria interna;

III - efetuar o controle de qualidade dos trabalhos de auditoria, durante sua execução e após a conclusão do relatório; e

IV - considerar a aceitação dos trabalhos de consultoria e comunicar os resultados.

Parágrafo único. Nas hipóteses de afastamento legal do titular da unidade de auditoria interna, a supervisão deverá ser feita pelo respectivo substituto.

Art. 8º. Compete ao auditor responsável pela auditoria, entre outras atribuições:

I - representar a equipe de auditoria perante a unidade auditada;

II - promover as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas a serem utilizados;

III - zelar pelo cumprimento dos prazos; e

IV - acompanhar e revisar todo o trabalho de auditoria, bem como a emissão dos relatórios preliminar e final.

Art. 9º. A apresentação do auditor responsável e da equipe de auditoria é feita mediante emissão do Comunicado de Auditoria, assinado pelo titular da unidade de auditoria interna, no qual são identificados o objetivo dos trabalhos, a unidade orgânica a ser auditada, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

DO PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

Art. 10. O planejamento das auditorias será composto pelas fases de elaboração do Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP, do Plano Anual de Auditoria Interna - PAA e do planejamento dos trabalhos de cada auditoria.

Art. 11. Para fins de realização de auditorias, a unidade de auditoria interna deve estabelecer um PALP, quadrienal, e um PAA, preferencialmente baseados em riscos, para determinar as prioridades da auditoria, de forma consistente com objetivos e metas institucionais da entidade auditada.

§ 1º Os planos previstos no caput devem ser submetidos à apreciação e à aprovação do Presidente do Tribunal, nos seguintes prazos:

I - até 30 de novembro de cada quadriênio, no que se refere ao PALP; e

II - até 30 de novembro de cada ano, no que se refere ao PAA.

§ 2º Os planos de auditoria devem ser publicados na página do Tribunal na internet até o 15º dia útil de dezembro, observada a aprovação exigida no § 1º deste artigo.

Art. 12. Os planos de auditoria devem dimensionar a realização dos trabalhos de modo a priorizar a atuação preventiva e atender aos padrões e diretrizes indicados pelo Tribunal.

Art. 13. No processo de elaboração dos planos de auditoria, a unidade de auditoria interna deve considerar os objetivos estratégicos da organização, bem como a análise de riscos realizada pelas unidades auditadas.

§ 1º Caso a unidade auditada não tenha instituído processo formal de gerenciamento de riscos, a unidade de auditoria interna poderá coletar informações com a alta administração e com gestores para obter entendimento sobre os principais processos e riscos associados e assim definir o planejamento das atividades de auditoria interna.

§ 2º Os auditores internos devem considerar em seu planejamento os conhecimentos adquiridos em decorrência dos trabalhos de avaliação e consultoria realizados sobre os processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos da gestão.

§ 3º O planejamento da unidade de auditoria interna deve ser flexível, considerando a possibilidade de mudanças no contexto organizacional da unidade auditada, a exemplo de alterações no planejamento estratégico, revisão dos objetivos, alterações significativas nas áreas de maior risco ou mesmo alterações de condições externas.

Art. 14. O PALP tem como objetivo definir, orientar e planejar as ações de auditoria a serem desenvolvidas pela unidade de auditoria interna e deverá conter, no mínimo, as áreas ou temas auditáveis em sentido amplo e os objetivos das avaliações de cada área ou tema.

Art. 15. O PAA objetiva identificar as auditorias a serem realizadas pela unidade de auditoria interna, devendo consignar o planejamento e a programação das atividades de auditoria interna para um exercício.

Art. 16. Para a elaboração do PAA, a unidade de auditoria interna deverá considerar:

I - metas e objetivos traçados nos instrumentos de planejamento orçamentário, financeiro e estratégico;

II - áreas ou temas de auditoria abordados no PALP;

III - planos e programas executados pelo Tribunal;

IV - observância da legislação aplicável ao Tribunal;

V - resultados dos últimos trabalhos de auditoria realizados;

VI - determinações, recomendações ou diligências pendentes, expedidas pelo órgão de controle externo e unidade de auditoria interna; e

VII - diretrizes do CNJ no que tange às Ações Coordenadas de Auditoria.

Art. 17. O PAA deverá:

I - apresentar de forma clara e objetiva a extensão, a metodologia e o cronograma de desenvolvimento dos trabalhos de auditoria, bem como os principais resultados esperados com a execução do plano;

II - evidenciar as áreas de exame e análise prioritárias, estimando o tempo, os recursos humanos e as capacitações necessárias à execução dos trabalhos, com o fito de demonstrar ao Tribunal as metas da equipe de auditoria e quais benefícios surgirão a partir da execução dos trabalhos;

III - conter, em anexo, a descrição sumária de cada auditoria com indicação dos riscos, da relevância, do objetivo, dos resultados esperados, do escopo e do dimensionamento da equipe; e

IV - prever a realização de consultorias de modo a não prejudicar as ações de auditorias previstas.

Parágrafo único. Ao considerar a aceitação de trabalhos de consultoria e a sua incorporação ao PAA, o responsável pela unidade de auditoria interna deverá analisar se a quantidade de horas destinadas ao trabalho de consultoria se adequa à quantidade de horas planejadas para as auditorias.

Art. 18. O planejamento dos trabalhos de cada auditoria consiste, entre outras etapas, em:

I - delimitar o escopo da auditoria;

II - indicar os conhecimentos e as habilidades necessárias aos auditores;

III - definir a equipe de auditoria;

IV -estabelecer o cronograma de cada etapa dos trabalhos;

V - estimar os custos envolvidos;

VI - elaborar as questões de auditoria;

VII - levantar os testes e procedimentos de auditoria; e

VIII - identificar os possíveis achados.

Art. 19. O titular da unidade de auditoria interna deve assegurar que o tempo disponível para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução dos objetivos de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:

I - nível de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação entre o provável benefício da auditoria e o seu custo total;

II - obtenção e análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados;

III - teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros de entrevista a serem utilizados na fase de execução; e

IV - capacitação dos auditores de modo a suprimir as lacunas de conhecimento necessário aos trabalhos de cada auditoria.

Art. 20. A fase de planejamento de cada auditoria é concluída com a elaboração do documento que formaliza o programa de auditoria.

DO PROGRAMA DE AUDITORIA

Art. 21. O Programa de Auditoria consiste em documento que reúne todas as informações levantadas durante a fase de planejamento e se destina, precipuamente, a orientar adequadamente o trabalho da auditoria, ressalvada a possibilidade de complementações quando as circunstâncias justificarem. Parágrafo único. A utilização criteriosa do Programa de Auditoria permitirá à equipe avaliar, durante os exames de auditoria, a conveniência de ampliar os exames (testes de auditoria) quanto à extensão e/ou à profundidade, caso necessário.

DOS PAPÉIS DE TRABALHO

Art. 22. Todo o trabalho de auditoria deve ser documentado com as evidências obtidas e com as informações relevantes para dar suporte às conclusões e aos resultados da auditoria, devendo ser adotados papéis de trabalho que evidenciem atos e fatos observados pela equipe de auditoria, os quais devem:

I - dar suporte ao relatório de auditoria, contendo o registro da metodologia adotada, os procedimentos, as verificações, as fontes de informações, os testes e demais informações relacionadas ao trabalho de auditoria; e

II - documentar elementos significativos dos exames realizados e evidenciar que a auditoria foi executada de acordo com as normas aplicáveis.

Art. 23. Os papéis de trabalho das auditorias devem permanecer acessíveis, em arquivo intermediário, pelo prazo mínimo de dez anos.

DA EXECUÇÃO DA AUDITORIA

Art. 24. A execução dos trabalhos de auditoria consiste em colocar em prática o programa de auditoria, por meio da realização dos testes previstos, aplicação das técnicas de auditoria selecionadas e registro dos achados da equipe de auditoria.

§ 1º Os auditores devem ter livre acesso a todas as dependências da unidade auditada, assim como aos seus servidores ou empregados, às informações, aos processos, aos bancos de dados e aos sistemas.

§ 2º Situações de obstrução ao livre exercício da auditoria ou de sonegação de processo, documento ou informação, bem como qualquer ocorrência de ameaça velada ou explícita, de indisposição ou de intimidação de servidores em exercício nas unidades de auditoria interna no desenvolvimento dos trabalhos deverão ser comunicadas, imediatamente, ao auditor responsável da auditoria que dará conhecimento ao titular da unidade de auditoria interna para as providências cabíveis.

§ 3º Eventuais limitações de acesso devem ser comunicadas, de imediato e por escrito, pelo titular da unidade de auditoria interna, à Presidência do Tribunal, com a solicitação das providências necessárias à continuidade dos trabalhos de auditoria.

Art. 25. Durante a execução dos trabalhos serão identificados os achados de auditoria, que consistem em fato significativo, digno de relato pelo servidor, constituído de quatro atributos essenciais: situação encontrada ou condição, critério, causa e efeito.

§ 1º Os achados de auditoria decorrem da comparação da situação encontrada com o critério estabelecido no Programa de Auditoria e devem ser devidamente comprovados por evidências e documentados por meio dos papéis de trabalho.

§ 2º Os achados de auditoria podem ser positivos, quando há conformidade entre o critério e a situação identificada ou negativos, quando não há conformidade entre o critério e a situação identificada.

§ 3º Havendo a necessidade de obtenção de documentos, informações ou manifestações durante a realização dos exames de auditoria, poderá ser solicitada à unidade auditada informações complementares por meio de requisição formal.

§ 4º A requisição de que trata o § 3º deve fixar prazo para seu atendimento, de modo a não comprometer o prazo de execução da auditoria.

§ 5º Os esclarecimentos dos responsáveis acerca dos achados preliminares de auditoria, consistentes em manifestações, deverão ser incorporados nos relatórios como um dos elementos de cada achado, individualmente.

Art. 26. Os servidores em exercício na unidade de auditoria interna devem ter bom conhecimento de técnicas e procedimentos de auditoria com a finalidade de constituir elementos essenciais e comprobatórios do achado.

Art. 27. As evidências de auditoria são as informações coletadas, analisadas e avaliadas pelo servidor para apoiar os achados e as conclusões do trabalho de auditoria, as quais devem ter os seguintes atributos:

I - serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às conclusões da equipe;

II - serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado; e

III - serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.

Art. 28. Todo o trabalho deve ser revisado pelo auditor responsável pela auditoria antes da emissão do Relatório de Auditoria, de modo que as avaliações e conclusões estejam solidamente baseadas e suportadas por suficientes, adequadas e relevantes evidências para fundamentar o Relatório de Auditoria e as propostas de encaminhamento.

Art. 29. Quando os trabalhos de auditoria resultarem em informações sensíveis ou de natureza confidencial, sobretudo se a publicação dessas informações puder comprometer investigações ou procedimentos legais em curso, ou que possam ser realizados, o titular da unidade de auditoria interna deverá consultar o Presidente do Tribunal sobre a necessidade de tratar o processo como sigiloso.

DAS NORMAS RELATIVAS À COMUNICAÇÃO DOS RESULTADOS

Art. 30. Para cada auditoria realizada será elaborado um Relatório de Auditoria, contendo os resultados dos exames, baseados em documentos comprobatórios, que expressem a exatidão do relatório e a precisão das proposições.

Art. 31. Compete ao titular da unidade de auditoria interna determinar como, quando e a quem os resultados dos trabalhos de auditoria deverão ser comunicados na forma de relatório.

Art. 32. Antes da emissão do Relatório de Auditoria, a equipe de auditoria deverá elaborar relatório preliminar com achados preliminares, os quais devem ser, obrigatoriamente, discutidos com os titulares das unidades auditadas, a quem deve ser assegurada, em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.

Art. 33. A manifestação do titular da unidade auditada em relação ao Relatório Preliminar de Auditoria deve:

I - explicitar, quando cabível, o cronograma para a finalização antecipada da ação corretiva que será tomada pelo titular da unidade auditada para regularizar a pendência; e

II - apresentar explicação em relação à ação corretiva que não será implementada.

§ 1º Quando a unidade auditada não concordar com o achado preliminar, o titular da unidade deverá apresentar elementos que permitam nova compatibilização entre a situação encontrada e os critérios estabelecidos pela unidade de auditoria.

§ 2º Na hipótese de discordância em relação ao critério utilizado pela unidade de auditoria, o titular da unidade deverá apresentar os motivos de fato e de direito da inadequação do critério.

§ 3º O titular da unidade de auditoria interna deve fixar prazo, não inferior a cinco dias úteis, para que a unidade auditada apresente manifestação sobre o Relatório Preliminar de Auditoria.

§ 4º A ausência de manifestação da unidade auditada, em relação ao Relatório Preliminar de Auditoria no prazo fixado pelo titular da unidade de auditoria interna, não obstará a elaboração e o envio do Relatório de Auditoria à Presidência do Tribunal, para ciência e providências cabíveis.

Art. 34. O Relatório de Auditoria deverá incluir recomendações ao titular da unidade auditada para regularizar eventuais pendências, fundamentadas na análise das manifestações preliminares, quando cabíveis.

§ 1º A unidade de auditoria interna deverá acompanhar a implementação das recomendações constantes do Relatório de Auditoria, considerando que a não implementação no prazo indicado pode implicar comunicação ao Presidente do Tribunal.

§ 2º O direito de acesso aos documentos gerados em decorrência da realização de auditorias será assegurado após assinatura do relatório final.

DO MONITORAMENTO DA AUDITORIA

Art. 35. As auditorias concluídas devem ser devidamente monitoradas quanto ao cumprimento das suas recomendações.

Art. 36. O monitoramento das auditorias consiste no acompanhamento das providências adotadas pelo titular da unidade auditada em relação às recomendações constantes do relatório de auditoria, no qual deverá constar prazo para atendimento e comunicação das providências adotadas.

§ 1º Ao formular recomendações e posteriormente monitorá-las, a unidade de auditoria interna deverá priorizar a correção dos problemas de natureza grave, que impliquem risco de dano ao erário ou de comprometimento direto das metas estratégicas definidas pela unidade auditada.

§ 2º As auditorias subsequentes verificarão se o titular da unidade auditada adotou as providências necessárias à implementação das recomendações consignadas nos relatórios de auditoria anteriores sobre o mesmo tema.

DA CONSULTORIA

Art. 37. Para os efeitos desta Portaria, consideram-se serviços de consultoria:

I - as atividades de assessoramento e aconselhamento, prestados em decorrência de solicitação específica das unidades, cuja natureza e escopo devem ser acordados previamente, sem que o servidor em exercício na unidade de auditoria interna assuma qualquer responsabilidade que seja da administração da unidade consulente; e

II - as atividades de treinamento e capacitação que se referem à atividade de disseminação de conhecimento por meio de capacitação, seminários e elaboração de manuais.

§ 1º O assessoramento compreende a atividade de orientação, com a finalidade de contribuir para o esclarecimento de eventuais dúvidas técnicas nas seguintes áreas:

a) execução patrimonial, contábil, orçamentária e financeira, incluindo os assuntos relativos a despesas com pessoal;

b) implantação de controles internos administrativos nas diversas áreas da gestão pública;

c) realização de procedimentos licitatórios e execução de contratos, exclusivamente no que se refere aos aspectos procedimentais, orçamentários, financeiros e de controle interno; e

d) procedimentos administrativos referentes aos processos e documentos que, por força normativa, estejam sujeitos ao exame da unidade de auditoria interna.

§ 2º Quando se tratar de atividade de assessoramento, a unidade consulente deverá encaminhar consulta com a indicação clara e objetiva da dúvida suscitada indicando, sempre que possível, a legislação aplicável à matéria, com a fundamentação para a arguição apresentada.

Art. 38. Os serviços de consultoria devem abordar os processos de governança e de gerenciamento de riscos e a implementação de controles internos na organização, com extensão previamente acordada de forma consistente com valores, estratégias e objetivos da unidade solicitante.

Art. 39. Os servidores em exercício na unidade de auditoria interna devem assegurar que o escopo do trabalho de consultoria seja suficiente para alcançar os objetivos previamente acordados, zelando para que eventuais alterações ou restrições quanto ao escopo sejam apropriadamente discutidas e acordadas com a unidade solicitante.

Art. 40. A aceitação de trabalhos de consultoria decorrentes de oportunidades identificadas no decurso de um trabalho de auditoria e avaliação, depende de prévia inclusão no PAA.

DO RELATÓRIO ANUAL DAS ATIVIDADES

Art. 41. O titular da unidade de auditoria interna deverá encaminhar o Relatório Anual das Atividades desempenhadas no exercício anterior ao Conselho de Administração do Tribunal até o final do mês de julho de cada ano.

§ 1º O relatório anual das atividades deverá ser autuado e distribuído, no prazo máximo de trinta dias, a contar da data do seu recebimento, para que o Conselho de Administração do Tribunal delibere sobre a atuação da unidade de auditoria interna.

§ 2º O relatório anual das atividades deverá ser divulgado na internet, na página do Tribunal, até trinta dias após a deliberação do Conselho de Administração do Tribunal.

Art. 42. Fica revogada a Portaria P TRE-RS n. 46, de 13 de março de 2014 .

Art. 43. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PRESIDENTE.

Anexo da Portaria TRE-RS P N. 568-2020 - Fluxo 1.pdf

Anexo da Portaria TRE-RS P N. 568-2020 - Fluxo 2.pdf

(Publicação: DEJERS, n. 117, p.3, 08.07.2020)