PORTARIA P N. 122, DE 6 DE MAIO DE 2014

Aprova as Normas de utilização das Técnicas de Inspeção Administrativa e de Fiscalização no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul.

A Desembargadora Elaine Harzheim Macedo, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, no uso de suas atribuições legais, e

Considerando a Resolução CNJ n. 86, de 8 de setembro de 2009, que dispõe sobre a organização e funcionamento de unidades ou núcleos de controle interno nos Tribunais, disciplinando as diretrizes, os princípios, conceitos e normas técnicas necessárias à sua integração;

Considerando a Resolução CNJ n. 171, de 1º de março de 2013, que dispõe sobre normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização;

Considerando a necessidade de regulamentar as técnicas de inspeção administrativa e de fiscalização realizadas pela Secretaria de Controle Interno e Auditoria - SCI;

RESOLVE:

Art. 1º Disciplinar as normas de utilização das técnicas de inspeção administrativa e de fiscalização no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 2º Para realização de inspeção administrativa e fiscalização devem ser consideradas as seguintes definições:
I - Inspeção Administrativa - técnica de prevenção e controle utilizada para esclarecer dúvidas quanto a fatos e atos praticados por agentes responsáveis.
II - Fiscalização - técnica de controle utilizada para comprovar se o objeto dos programas institucionais existe, corresponde às especificações estabelecidas, atende às necessidades para as quais foi definido e atende à legislação, guarda coerência com as condições e características pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes e permitem a avaliação dos resultados.

DA INSPEÇÃO ADMINISTRATIVA

Art. 3º A inspeção administrativa será realizada por determinação do Presidente ou do Diretor-Geral.
Parágrafo único. O Secretário de Controle Interno e Auditoria, de forma fundamentada, poderá submeter ao Presidente ou ao Diretor-Geral proposta de inspeções.

Art. 4º As inspeções, do início ao final, devem ser documentadas com as evidências obtidas e com as informações relevantes para dar suporte às suas conclusões e resultados, devendo-se adotar papéis de trabalho que evidenciem atos e fatos observados pela equipe de inspeção.

Art. 5º Os papéis de trabalho decorrentes das inspeções devem observar o seguinte rito:
I - elaboração na forma manual ou eletrônica materializados em documentos, tabelas, planilhas, listas de verificações ou arquivos informatizados; esses documentos deverão dar suporte ao relatório de inspeção, uma vez que contêm o registro da metodologia adotada, os procedimentos, as verificações, as fontes de informações, os testes e demais informações relacionadas ao trabalho de inspeção executado;
II - documentação com todos os elementos significativos dos exames realizados de forma a evidenciar que a inspeção foi executada de acordo com as normas aplicáveis;
III - abrangência com detalhamento suficiente para propiciar o entendimento e o suporte da atividade de controle executada, compreendendo a documentação do planejamento, a natureza, a oportunidade, a extensão dos procedimentos, o julgamento exercido e as conclusões alcançadas.

Art. 6º O prazo para elaboração do relatório de inspeção será fixado segundo a complexidade, a abrangência e a natureza dos trabalhos realizados.

Art. 7º Os resultados da inspeção serão apresentados na forma de relatório e integrarão o próprio processo no qual foi determinado.
Parágrafo único. Antes da emissão do relatório final de inspeção, suas conclusões e recomendações deverão ser discutidas com o titular da unidade objeto da inspeção, a quem se deve assegurar, em tempo hábil, oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.

DA FISCALIZAÇÃO

Art. 8º Para a realização de fiscalização, a SCI elaborará Plano de Fiscalização e o submeterá à apreciação e aprovação pelo Presidente do Tribunal.

Art. 9º Na elaboração do Plano de Fiscalização devem ser consideradas as seguintes variáveis:
I - risco - contingências com impacto nos objetivos, sendo medido em termos de probabilidades e consequências;
II - materialidade - representatividade dos valores orçamentários ou recursos financeiros e materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos;
III - relevância - aspecto ou fato considerado importante, em geral no contexto do objetivo delineado, ainda que não seja material ou economicamente significativo.

Art.10 Durante a realização de fiscalização, caberá à SCI:
I - avaliar a execução dos programas contemplados no orçamento, relativamente à execução das metas e objetivos estabelecidos e à qualidade do gerenciamento;
II - aferir a adequação dos mecanismos de controle social dos programas contemplados no orçamento; e
III - verificar o cumprimento da legislação aplicável.

Art. 11 Os papéis de trabalho decorrentes de fiscalizações devem observar o rito aplicado do art. 5º.

Art. 12 Os resultados da fiscalização, baseados em lastro documental comprobatório, serão apresentados na forma de relatório e integrarão o processo do Plano de Fiscalização.
Parágrafo único. Antes da emissão do relatório final de fiscalização, suas conclusões deverão ser discutidas com o titular da unidade objeto de fiscalização, a quem se deve assegurar, em tempo hábil, oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.

Art. 13 O acompanhamento das fiscalizações deve observar o seguinte rito:
I - As fiscalizações serão acompanhadas quanto ao seu cumprimento, as determinações endereçadas aos fiscalizados serão obrigatoriamente monitoradas, e as recomendações ficarão a critério da SCI;
II - O monitoramento das fiscalizações consiste no acompanhamento das providências adotadas pelo titular da unidade objeto de fiscalização em relação às recomendações constantes do relatório;
III - O controle de qualidade das fiscalizações visa, exclusivamente, à melhoria da qualidade em termos de aderência aos padrões definidos, redução do tempo de tramitação dos processos de fiscalização, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14 São asseguradas as seguintes prerrogativas à SCI nas execuções das inspeções administrativas e fiscalizações:
I - acesso irrestrito a registros, pessoal, informações e propriedades físicas relevantes a sua atuação;
II - solicitação às unidades deste Tribunal de informações e cumprimento cogente, completo e tempestivo dessa prestação;
III - obtenção de apoio técnico de servidores das unidades submetidas à auditoria, quando necessário.

Art. 15 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PRESIDENTE.



(Publicação: DEJERS, n. 78, p. 6, 07.5.14)