Na última terça-feira (17), o Pleno do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul aprovou a Resolução TRE-RS n. 369, que institui a Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral gaúcha. A norma estabelece critérios para a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, físicos ou digitais e, no campo da Memória, define princípios e diretrizes como a "promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural da Justiça Eleitoral, e respectiva divulgação".

A Resolução também regulamenta a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que já existe no Tribunal, e que é responsável, entre outros pontos, por elaborar, revisar e alterar o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e a Lista de Documentos Vitais (LDV), além de analisar e de aprovar os processos e os instrumentos de gestão de documentos do Tribunal.

Outra novidade da norma foi a criação da Comissão de Gestão da Memória que, entre outras atribuições, visa apoiar o uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos e incentivar e promover iniciativas de preservação do patrimônio histórico e cultural da Justiça Eleitoral, bem como sua divulgação.

O estabelecimento da Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória, inédita na Justiça Eleitoral do RS, visa alinhar o Tribunal aos vários regramentos estabelecidos nos últimos anos pelo TSE, como a Resolução n. 23.379/2012, e pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio da Resolução n. 324/2020 e da Portaria n. 135/2021. Esta última vincula o cumprimento da Resolução como pontuação, no eixo governança, para o Prêmio CNJ de Qualidade de 2021. Tais regulamentos têm concretizado a constante preocupação do Poder Judiciário com o trato de sua documentação, em todas as suas fases – da produção ao arquivamento –, além de apontar para a necessidade de aporte tecnológico para a melhor execução de tais atividades, bem como procuram efetivar um esforço de fortalecimento da preservação da memória e divulgação da história institucional da Justiça Eleitoral brasileira.

Tanto a gestão de documentos quanto a gestão da memória são atribuições da Coordenadoria de Gestão da Informação, vinculada à Secretaria Judiciária, que é a unidade administrativa responsável pelo Arquivo e Memorial da Justiça Eleitoral Gaúcha.

Texto: Coordenadoria de Gestão da Informação
Supervisão: Daniel Campos
Coordenação: Cleber Moreira

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